UNSUR UNSUR ADMINISTRASI

UNSUR UNSUR ADMINISTRASI

1.      Organisasi

Ilmu organisasi menjadi cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil.

      Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui peraturan sebagai wadah menjalankan kerjasama mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni :

1.      Bersifat Statis

Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang,secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya.

2.      Bersifat Dinamis

Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengertian diatas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi yaitu :

1.      Adanya pembagian tugas

2.      Adanya kerjasama

3.      Adanya tujuan yang telah ditentukan

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep prinsip-prinsip organisasi, antara lain :

1.      Perumusan Tujuan (Principle of goal)

2.      Pembagian Tugas (Principle of specialization)

3.      Pengkoordinasian (Principle of coordination)

4.      Rentang pengawasan (Principle of span control)

5.      Kontinuitas (Principle of continuity)

Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi,meliputi :

1.    Type Organisasi

a.     Organisasi Garis

Organisasi ini dipraksai oleh Henry Fayol,biasanya disebut dengan organisasi lini,lurus,maupun militer.

b.     Organisasi Staf

Staff merupakan orang ahli di bidangnya,pada masa organisasi ini merekea berfungsi memberikan sumbangan pemikiran,ide,saran ataupun nasihat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

c.      Organisasi Garis dan Staff

Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktikan di perindustrian. Sedangkan staff,memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan.

d.     Organisasi Fungsi

Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization),diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja.Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya.

e.      Organisasi Panitia

Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan,Senat,Komite,Badan,Majelis,Satgas, dan Team.G.R.Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitia merupakan sekolompok orang yang terpilih bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi.

2.    Bagan Organisasi

Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi, sehingga beberapa hal penting yang terkandung didalamnya yaitu :

a.       Isi,luas maupun ruang lingkup organisasi.

b.      Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya

c.       Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description)

d.      Nama,jabatan,pangkat dan golongan bila ada.

Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges, bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi, antara lain :

a.       Bentuk Vertikal

b.      Bentuk Horizontal

c.       Bentuk Piramida

d.      Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak

e.       Bentuk setengah lingkaran dan bentu telur dengan garis-garis

f.       Bentuk lukisan

3.    Manajemen

Ilmu manajemen termasuk cabang ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan,mengorganisasikan,membina,membimbing,menggerakan,dan mengawasi sekelompok personil,serta mengerahkan fasilitas kerja.

      Manajemen adalah dasar dari disiplin ilmu administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial,sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Jadi,manajemen disimpulkan suatu seni menjalankan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

     

Manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada,yang disebut The Six.M in Management,meliputi :

a.       Man (faktor manusia)

b.      Money (anggaran)

c.       Method (sistem kerja)

d.      Material (perlengkapan pendukung)

e.       Machine (peralatan teknologi/mesin)

f.       Market (pemasaran)

4.    Komunikasi

Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian.Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita,memberikan ide,dan gagasan dari seseorang kepada orang lain,yang bersifat timbal balik antara pimpinan daengan pimpinan,pimpinan dengan bawahan,baik secara formal maupun nonformal.Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan,sebagai berikut :

1.    Komunikator, adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahas yang sederhana.

2.    Berita, adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gelombang,sinar,suara atau bahasa

3.    Media, adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut

4.    Komunikan, adalah orang yang menerima berita dari komunikator

5.    Feed Back, adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik)

Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu :

1.    Komunikasi Intern

Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan,pimpinan dengan pimpinan,dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan,kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai tujuan yang dicapai. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain :

a)      Komunikasi Vertikal

Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan kebawahan (downward communication)

b)      Komunikasi Horizontal

Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawawahan.Wujud komunikasi seperti rapat dinas,seminar,lokarya,dan sebagainya.

2.    Komunikasi Ekstern

Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain diluar organisasi.Dalam komunikasi ini digolongkan 2 bentuk komunikasi yaitu :

a)      Komunikasi Formal

Adalah Komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi.Wujud komunikasi seperti wawancara dengan pers,penerbitan brosur,pemasangan iklan,website,penyelanggaraan pameran,dan sebagainya.

b)      Komunikasi Informal

Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi,hanya untuk menambah perhatian,dukungan,dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi Wujud Komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada di organisasi

§  Informasi

Sebagai cabang ilmu admnistrasi,ilmu administrasi,ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,menyebarkan,dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Menurut Prof. Prajudi Atmosudirja,Ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain :

1.      Ilmu Intelijen

2.      Ilmu Tata Usaha

3.      Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM)

§  Personalia

Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popukar dikalangan masyarakat,sebagai cabang ilmu administrasi,ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja.Syarat umum, untuk mengisi lowongan pekerjaan biasanya syarat-syarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain :

1.      Pendidikan

2.      Keterampilan

3.      Kepribadian

Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan, ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut :

1.      Sumber tenaga kerja intern

2.      Sumber tenaga kerja ekstern

a.       Kawan pegawai

b.      Kerabat pegawai

c.       Organisasi profesi

d.      Depnaker

e.       Lembaga pendidikan

f.       Iklan

g.       Leasing,walk-in,open house

Bagian kepagawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Masalah seleksi pegawai meliputi :

1.      Seleksi admnistrasif

2.      Tes

3.      Wawancara

§  Finansia

Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang ilmu administrasi, membahas pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggung jawaban keuangan (PPBS)

§  Perbekalan

Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu admnistrasi membahas tentang kegiatan perencanaan,pengadaan,pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja,penyimpanan,pengendalian,dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja

§  Humas

Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar.

Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni :

1.      Hubungan Internal

Media komunikasi internal,biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat,kunjungan,pertemuan,seminar,dan sebagainya

2.      Hubungan Eksternal

Media komunikasi eksternal yang termasuk adalah

a.       Media visual

b.      Media auditif

c.       Media cetak

d.      Media audio visual

Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah :

1.      Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan

2.      Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan orgnaisaasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan

3.      Membantu publik menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya

4.      Membantu kelancaran komunikasi didalam dan diluar organisasi

5.      Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya

6.      Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan